بررسی راهکار های افزایش بهره وری در خدمات شهری و شهرداری ها
نویسندگان :
خلاصه :
چکیده
یکی از مباحث اساسی در مدیریت شهری و شهرداری ها، مبحث بهره وری در خدمات شهری است. موضوعی که عمدتا در بخش صنعت مورد بحث و بررسی بوده و در بخش خدمات به ویژه در شهرداری ها مورد توجه قرار نگرفته است. این موضوع مدنظر وزارت کشور بوده و یکی از طرحهای مطالعاتی مرکز مطالعات برنامه ریزی شهری وزارت کشور در سال ۱۳۸۰ به تدوین شیوه های ارتقای بهره وری خدمات شهری اختصاص یافت. در این طرح پس از تعریف شاخص های بهره وری، شیوه های ارتقای بهره وری نیز مورد بحث و بررسی قرار گرفته است که از نتایج آن در اتخاذ سیاستها و تصمیمات آینده در محورهای مختلف خدمات شهری می توان استفاده کرد. شهرداری به عنوان یک مؤسسه خدماتی و در واقع یکی از سازمانهای خط مقدم خدماترسانی به شهروند، انتظار می رود با افزایش بهره وری در آن، خدمات شایان ذکری به شهروندان در بخشهای مختلف به خصوص خدمات شهری ارائه دهد.
کلمات کلیدی بهره وری، شهرداری ها، خدمات شهری، راهکارها.
– مقدمه
تلاش برای بهبود و استفاده مؤثر و کارآمد از منابع گوناگون چون نیروی کار، سرمایه، مواد، انرژی و اطلاعات، هدف تمامی مدیران سازمان های اقتصادی و واحدهای تولیدی صنعتی و مؤسسات خدماتی می باشد.
وجود ساختارهای سازمانی مناسب، روشهای اجرائی کارآمد، تجهیزات و ابزار کار سالم، فضای کار متعادل و از همه مهمتر نیروی انسانی واجد صلاحیت و شایسته از ضروریاتی می باشند که برای نیل به بهرهوری مطلوب باید مورد توجه مدیران قرار گیرد. مشارکت کارکنان در امور و تلاش های هوشیارانه و آگاهانه آنان همراه با انضباط کاری می تواند بر میزان بهره وری به ویژه در یک محیط متلاطم و توأم با ناامنی تأثیر گذارد.
روح فرهنگ بهره وری باید در کالبد سازمان دمیده شود که در آن میان نیروی انسانی هسته مرکزی را تشکیل میدهد. شهرداری به عنوان یک مؤسسه خدماتی و در واقع یکی از سازمان های خط مقدم خدمات رسانی به شهروند، انتظار می رود با افزایش بهره وری در آن، خدمات شایان ذکری به شهروندان در بخش های مختلف به خصوص خدمات شهری ارائه دهد.
۲- تعریف بهره وری (PRODUCTIVITY)
بهره وری نشان می دهد یک سازمان به چه صورت منابع خود را در راستای دستیابی به اهداف به کار می گیرد. کارایی (Efficiency) را انجام درست کار” و اثربخشی (Effectiveness) را انجام کار درست” تعریف میکند.
کارائی + اثربخشی = بهره وری انجام درست کار به انجام کار درست = بهره وری
بهره وری یعنی انجام درست کارهای درست به عبارت بهتر، بهره وری عبارت است از به حداکثر رساندن استفاده از منابع، نیروی انسانی و تمهیدات به طریق علمی به منظور کاهش هزینه ها و رضایت کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان
٣- اهمیت توجه به بهره وری
در عصر حاضر بهره وری، یک مفهوم و یک نگرشی درباره کار و زندگی نامیده می شود و در واقع به آن به شکل یک فرهنگ و یک جهانبینی نگریسته می شود، بهره وری در همه شئونات، کار و زندگی فردی، اجتماعی میتواند دخیل باشد و یک شاخص تعیین کننده درآمد سرانه هر کشور است و برای افزایش بهره وری ملی هر کشور باید درآمد سرانه آن کشور افزایش یابد.
۴- عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری
انسانها باید به نحوی خود را با تغییر هماهنگ کنند چرا که در غیر این صورت بهره وری آنها کاهش یافته و از توان رقابتی آنها کاسته میشود لذا افزایش بهره وری انجام بهتر کارها نیست، بلکه مهمتر از آن انجام بهتر کارهای درست است. در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند.
منظور از عوامل مؤثر در افزایش بهره وری تشخیص عوامل اصلی و کلیدی با کارهای درستی است که می تواند طرف توجه و مورد علاقه مدیران در بهره وری باشد به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر ایجاد زمینه های مناسب جهت ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، صرفه جویی، وجدان کاری، انضباط اجتماعی و تحول در سیستم و روشهای که نقش حساس و کلیدی دارند، همچنین تقویت حاکمیت و تسلط سیاست های یک سازمان بر امور، در بهره وری مؤثر می باشد
عوامل مؤثر در بهرهوری را می توان به چند دسته تقسیم نمود
١- عوامل مربوط به نیروی انسانی (مقدار نیروی انسانی متخصص، آموزش، حقوق و مزایا …)
۲- عوامل مربوط به مدیریت (تخصص، روابط مدیریت با کارکنان، …)
۳- عوامل وابسته به دولت (قوانین و مقررات، سیاست ها، …)
۴- امکانات و تسهیلات (تجهیزات، ماشین آلات، زمین و ساختمان، تأسیسات، …)
۵- تکنولوژی (نوع فرآیندها، کیفیت محصولات، دانش فنی طرح، …)
۶- عوامل محیطی (بازار محصولات، جاذبه های محیطی، عوامل زیست محیطی، …)
۷- مواد و انرژی (مواد اولیه، مواد مصرفی، انرژی)
برای افزایش سطح بهروری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست از جمله
الف – استفاده مناسب و بهینه از تمامی ظرفیت ها و توانایی های فردی و گروهی در راستای اهداف سازمانی.
ب – برقرار کردن موازنه در استفاده از منابع و هماهنگی بین کارکنان و جلوگیری از اتلاف منابع مادی و انسانی سازمان
ج- اعمال اهرم های کنترلی به منظور مورد ارزیابی قراردادن فعالیت های روزانه کارکنان
د- احترام قایل شدن برای کلیه کارکنان در محیط کاریشان و یا به عبارتی بالا بردن کیفیت محیط کاری کارکنان با رویکرد ایجاد انگیزه کاری بیشتر
ها ایجاد هماهنگی بین تلاش های کارکنان با امکانات موجود و پیشرفتهای علمی جدید با برگزاری دوره های آموزشی ضمن خدمت و مقطع دار.
و فراهم نمودن زمینه های احساس مسئولیت و تعهد بیشتر در بین کارکنان از طریق دادن اختیارات کافی و مشارکت دادن کارکنان در تصمیم گیریها
از فراهم نمودن فضای مثبت و روابط کاری دوستانه در بین کارکنان در محیط کار
ح – ایجاد و به کار گیری سیستم مناسب ارزیابی عملکرد و معرفی کارمند نمونه در موقعیت های زمانی خاص،
ط تشکیل گروه های کاری توانمند با رویکرد اطمینان به قابلیت انجام دقیق و به موقع فعالیت ها. امی- اجرای کلیه فعالیت ها و وظایف بر اساس یک حرکت برنامه ای و از قبل تعیین شده مبتنی بر روش تحقیق و پژوهش با انگیزه بالا بردن درصد موفقیت انجام پروژه
ک – استفاده حداکثری از ظرفیت کامل خودروهای سنگین در انجام فعالیت ها با بهره گیری از فن آوری های نوین.
ال بکار گیری خودروهای اداری و استیجاری صرفا در جهت انجام ماموریت های اداری و جلوگیری از سوء استفاده های شخصی
م- تنظیم الگوی بهینه مصرف انرژی واحد مربوطه با رعایت استاندارهای بین المللی و استفاده از فن آوری ها و ماشین آلات با مصرف انرژی پایین
ان فراهم نمودن زمینه های مشارکت های مردمی در انجام فعالیت ها (از قبیل مدیریت پسماند، مبلمان شهری ، فضای سبز و…). اس بکارگیری تکنولوژی های روز و مدرن در انجام کلیه فعالیت های
بررسی و ارزیابی نیازهای رفاهی کارکنان و تهیه و اجرای طرحهای رفاهی، درمانی و بهداشتی در قالب مقررات و بودجه مصوب با رویکرد بالا بردن انگیزه کاری کارکنان
برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تشویق و تنبیه به موقع
س رعایت کردن مدلهای ساماندهی، نظم و ترتیب ، پاکیزه سازی ، استاندارد سازی و انظباط کاری در انجام فعالیت ها
فراهم نمودن زمینه واگذاری فعالیت ها و مسئولیت ها به کارکنان متناسب با استعداد و توانایی های آنها
را بررسی و واگذاری مسئولیت ها به کارکنان متناسب با استعداد و توانائی های آنان . اش به کارگیری ابزار مهندسی ارزش به منظور دستیابی به اجرای طرح ها و پروژه ها با هدف کیفیت کار و کاهش هزینه .
ت فراهم نمودن زمینه استفاده از تجربیات پیشکسوتان و مدیران بازنشسته به عنوان مشاوران در مسائل شهرداری
ث – شفاف سازی گردش کاری و اطلاعات در سازمان ، مستند سازی روش های کاری و بازنگری دوره ای و اصلاح روش های کاری و ساده سازی امور
خ فراهم نمودن زمینه برقراری ارتباط بین مدیر و کارکنان.
با موارد عنوان شده و نیاز بودن ارائه برنامه های نظامند در راستای تحقق اهداف سازمانی، توجه به چارچوب کلی بهره وری از راه شناخت کامل نقاط قوت و فواید بهره وری امری ضروری است. در ذیل به این نقاط قوت برای استفاده مناسب از فرصت ها اشاره می شود ؛
صرفه جویی در هزینه ها افزایش کیفیت خدمت رسانی افزایش سطح رفاه عمومی جامعه افزایش درآمد و سود رضایت و امنیت شغلی کارکنان انجام درست کارها و انجام کارهای درست افزایش رضایت عمومی رسیدن به توسعه پایدار
بنابراین به منظور ارتقاء سطح بهره وری در ارائه خدمات شایسته به شهروندان، مدیران محترم قسمت های مختلف شهرداری با سعی و تلاش و با رعایت عوامل مؤثر اشاره شده می توانند در جهت نیل به اهداف شهرداری اهتمام ورزند.
۵- نقش مدیریت در بهره وری
مدیریت، فرآیند بکار گیری کارآمد و مؤثر منابع مادی و انسانی سازمان در برنامه ریزی، سازماندهی، اجرا و نظارت و کنترل برای نیل به اهداف سازمانی با توجه به نظام ارزشی جامعه است. عامل اصلی و نقطه شروع ایجاد نهضت بهره وری در هر سازمانی مدیریت» است. مدیریت در تبیین و شناخت راههای ارتقای بهره وری، نقش چراغ راه و هدایتگر را دارد. چه کسی مسئول آن است تا مراقب باشد که منابع سازمان به بهترین وجه باهم ترکیب شوند؟
در تمامی سازمان ها وظیفه ایجاد موازنه در استفاده از منابع و ایجاد هماهنگی بین کارکنان برای تحقق اهداف سازمانی از جمله وظایف مدیریت است.
در سازمان شهرداری این وظیفه بر عهده شهردار است. شهردار به عنوان مدیر شهر باید قادر به حفظ امکانات و سرمایه شهرداری باشد، ارتباطی سازنده با کارکنان شهرداری برقرار کند و در نهایت عامل بازدارنده اتلاف منابع مادی و انسانی سازمان شهرداری باشد.
۶- شاخص های بهره وری
تبیین شاخصهای بهره وری، اولین گام است و شناخت این شاخص ها از الزامات اساسی بهبود مدیریت شهری است. از این رو باید برای همه وظایف شهرداری ها در بخش خدمات شهری، این شاخصها به دقت و با مطالعه ای عمیق و گسترده تعریف شوند؛ از شاخصهای حمل ونقل عمومی تا شاخص های بهداشت و نظافت شهری در گام دوم باید وضعیت موجود با توجه به شاخص های یاد شده تبیین شود و در گام سوم استانداردهای مشخصی برای این شاخص ها تعریف شود و در نهایت شیوه های ارتقای شاخص های بهره وری تعریف و تبیین شود. در این زمینه میتوان به راهکارهایی چون جلب مشارکت مردم و ایجاد بستر مناسب برای شکل گیری سازمان های غیردولتی (NGO) و خصوصی سازی اشاره کرد.
۷- راهکارهای افزایش بهره وری
با وجود تعاریف زیاد درباره بهره وری، به منظور اجرایی کردن آن می بایست تعریفی هماهنگ و سازگار با شرایط و نیازهای معین شهرداری ها به کار برد و از طریق مشارکت کلیه کارکنان قدمهای مؤثری را در این راه برداشت. استمرار یک سیستم بهره وری، مستلزم اقداماتی چند نظیر تسهیم منافع، اصلاح ساختار سازمانی، توسعه منابع انسانی و… است.
راهکارهای افزایش بهره وری مستلزم شناخت کافی وضعیت موجود و فرهنگ کاری شهرداری هاست. با توجه به تفاوتهای مهم در فرهنگ کاری سازمان های مختلف شهرداری ها و وضعیت موجود آنها می توان گفت راهکارهای افزایش بهره وری نیز در آنها متفاوت خواهد بود،
از جمله راهکارهای افزایش بهره وری می توان به کاهش ضایعات، ایجاد تعهد در کارکنان، توجه به کارکنان، استفاده بهینه از استعدادها، ایجاد انگیزه در کارکنان، توجه به تغییرات و … اشاره کرد. درجه تأثیر هر یک از این راهکارها در افزایش بهره وری به وضعیت موجود سازمان شهرداری در آن زمینه و ضرورت پرداختن به هریک از این موارد بستگی دارد، که می بایست به شکل ماهرانهای شناسایی و اولویت بندی شده و بر آن اساس اقدام شود،
به عنوان مثال، در سازمانی ممکن است کاهش ضایعات در اولویت اول قرار گیرد و در سازمانی دیگر توجه به کارکنان و ایجاد انگیزه در اولویت اول باشد. عدم شناخت کافی از وضعیت موجود شرکت ها و بی توجهی به اولویت ها می تواند اثرات معکوسی در میزان بهره وری به وجود آورد. از این رو قبل از ه ر
گونه اقدامی در افزایش بهره وری بر روی شناخت کافی وضعیت موجود و اولویت بندی صحیح راهکارها تأکید می شود.
یکی از راهکارهای اجرایی که در فصل عمران شهری برنامه پنج ساله سوم توسعه کشور پیش بینی شده بود به شرح زیر است: «به منظور جلب مشارکت و سرمایه گذاری بخشهای تعاونی، خصوصی و سازمان های غیر دولتی در امر ایجاد و بهره برداری از تأسیسات و امکانات شهری، همراه با یکسان سازی نظام حمایت ها برای فعالیت های شهری بین شهرداری ها و مؤسسات خصوصی سرمایه گذاری هماهنگی لازم در جهت اقدامات دستگاههای اجرایی ذیربط به عمل خواهد آمد».
برای تحقق راهکار یاد شده در جهت شاخصهای بهره وری در امر خدمات و عمران شهری باید اقدامات اساسی انجام داد. این امر مهم صورت نمی پذیرد مگر روح تحقیق و پژوهش در سازمان های مدیریت شهری دمیده شود و این باور اساسی نزد مدیران شهرداری ها ایجاد شود که فعالیت ها و خدمات آنان وقتی ارزشمند و در جهت افزایش بهره وری است که با تحقیق همراه بوده و مبتنی بر حرکت برنامه های و از پیش اندیشیده باشد.
از این رو استمرار حرکت شوراهای پژوهش های شهری در استانداری ها و نیز تشکیل مراکز پژوهشی شهرداری های کلان شهر ها و سایر شهر های بزرگ کشور و نیز شکل گیری مراکز پژوهشی وابسته به شوراهای اسلامی ضرورتی اجتناب ناپذیر است؛ ضرورتی که ناشی از افزایش بهره وری خدمات شهری است
در زیر به برخی از رویکردها و راهکارهای افزایش بهره وری اشاره می شود:
۱-۷ – کاهش ضایعات
یکی از راههای افزایش بهره وری کاهش ضایعات است. کاهش ضایعات یکی از اصول اساسی زندگی اجتماعی بشری است که از هزاران سال قبل بدون آنکه آگاهی از مفهوم آن داشته باشند به کار می بستند
به عنوان مثال انسان وقتی با کم آبی روبرو می شد از مصرف غیر ضروری آن خودداری می کرد، زارعان اگر زمین کمتری برای کشت دارند تلاش بیشتری برای بهره برداری از تمامی آن به خرج می دهند. و دهها مثال از اینگونه زندگی اجتماعی بشری همه و همه حکایت از ضایعات دارند.
موضوع قطع جریان ضایعات و یا کاهش آن و همچنین دورسازی ضایعات اجتناب ناپذیر، به دلیل حجم بالای منابع تولیدی تلف شده و خسارت محیطی بالقوه از اهمیت خاصی برخوردار است. اهمیت کاهش ضایعات در اقتصاد ملی به قدری است که بسیاری از رسانه های کشوری گاه و بی گاه به بیان مطالبی از ضایعات منابع کشوری پرداخته و اهمیت آن را به مردم گوشزد می کنند.
با کاهش ضایعات و در نتیجه کاهش هزینه ها، سود بیشتری عاید شهرداری ها می شود که بخشی از آن نیز به عنوان بهره وری به کارگران و کارکنان پرداخته می شود. در نتیجه، آنها نیز می توانند با داشتن درآمد بیشتر زندگی بهتری را برای خود و خانواده خود و در نتیجه افراد جامعه فراهم آورند، از این رو، خدمات بهتر و با ضایعات کمتر علاوه بر آنکه سطح زندگی کارگران و کارکنان را بهبود می بخشد موجب شکوفایی اقتصاد شهرداری ها نیز می گردد
اگر این اصل را که برای کاهش ضایعات باید برنامه ای مناسب و کارآمد داشته باشیم، قبول کنیم، تهیه یک برنامه جامع اجرایی برای هماهنگ ساختن اقدامات و تلاش های همه بخش ها و واحدهای سازمان ضرورتی اجتناب ناپذیر است.
این برنامه موجب هدایت تلاش های سازمان در جهت تأمین نیازها و ابزارهای کاهش ضایعات می گردد. کاهش ضایعات موجب کاهش تنشهای موجود در سازمان و ایجاد فضایی سرشار از اعتماد و اطمینان در بین کارکنان می گردد که آنها را به همکاری هر چه بیشتر با یکدیگر تشویق می کند. حال که کاهش ضایعات را به عنوان یکی از راه ه ای افزایش بهره وری بررسی کردیم، می پردازیم به چگونگی کاهش ضایعات در شهرداری ها۔ کلیه کارکنان باید ضمن استفاده از توانایی های شخصی خود، با شرکت در گروه های کاری، نظرات و پیشنهادهای سازندهای را در ارتباط با کاهش ضایعات و افزایش بهره | وری ارائه کنند. در این رابطه می توان به ایجاد و اجرای نظام پیشنهادها و تشکیل گروه های کوچک کاری، نظیر گروه های کنترل کیفی، گروه کاهش ضایعات، گروه افزایش بهره وری و گروه های حل مشکل که متناسب با شرایط خاص سازمان شهرداری باشد اشاره کرد.
در کارهای گروهی علاوه بر غنای نظریات و عقاید ایجاد شده با تعامل گروهی، احتمال زیادی وجود دارد که تصمیمات گروه به عمل منجر شود. زیرا این اعضای گروه بوده اند که راهبردهای موردنظر را ایجاد و تصویب کرده اند. هرچه گروه ها مؤثر تر و تعدادشان بیشتر باشد، کار با کارایی بیشتری انجام می شود، چون افراد بیشتری برای سرنوشت خود مسئولیت تقبل کرده اند.
در کار گروهی سازمان در مواجهه با چالش در رقابت، از تعدد عقاید و نظریات بهره می برد و تک تک اعضای گروه نصیب بیشتری از آن می برند. اینکه عقاید و نظریات افراد را دیگر اعضای گروه می شنوند و می پذیرند، اعتماد به نفس آنان را تقویت می کند. مهمتر از همه، فرد از تنهایی خود خارج می شود.
یکی دیگر از راه های کاهش ضایعات نوسازی و توسعه فناوری است. هر گونه توسعه تکنولوژیک مستلزم افزایش مهارت کارکنان است که میبایست به همراه سایر زمینه های موردنیاز مربوط به تغییرات تکنولوژیک به مورد اجرا در آید. فناوری های جدید بر روی ساختار سازمانی، مهارت ها، روابط کارکنان و مشاغل تأثیر خواهد گذاشت.
لذا کلیه موارد فوق و سایر زمینه های مرتبط با آنها می بایست مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار گرفته و اصلاحات با تغییرات لازم جهت استفاده بهینه از آنها داده شود.
۲-۷ – ایجاد تعهد در کارکنان
یک کارمند متعهد برای سازمان فوق العاده ارزشمند است. او می تواند با انجام به موقع کارها و حس مسئولیت در افزایش تولید و بهره وری مؤثر باشد. لذا باید سعی نمود کارمندان متعهدی برای سازمان تربیت کرد.
مدیران می توانند با برآورده کردن نیازهای اساسی کارکنان، برقراری اعتماد متقابل میان خود و آنها و ایجاد یک فرهنگ عاری از سرزنش، آنها را نسبت به سازمان متعهد کنند، تا زمانی که نیازهای روحی و روانی کارکنان برآورده نشود هرگز به طور کامل نسبت به سازمان احساس تعهد نخواهند کرد.
تنها متعهد ساختن کارکنان به سازمان کافی نیست بلکه باید تعهد آنها را به سازمان همواره حفظ کرد. یکی از مؤثرترین راه های حفظ تعهد در کارکنان و نگه داشتن آنها در سازمان، غنی سازی شغل و افزایش انگیزه در آنان است قدردانی از افراد به خاطر عملکرد برترشان انگیزه ای است در حفظ تعهد کارکنان و ایجاد رضایت شغلی در آنان. استفاده از محرک های مالی نظیر افزایش حقوق مزایا)، پرداختهای مورد تشویقی و غیره برای عملکردهای استثنایی و دارای بهره وری بالای کارکنان از لحاظ حفظ تعهد کارکنان حائز اهمیت است.
لازم به توضیح است که هرگز ارزش و تأثیر عمیق استفاده از اصطلاحات سادهی «متشکرم»، «دستتان درد نکند» و در مقابل انجام کارهای ساده را دست کم نگیرید زیرا این کارها سبب ایجاد تعهد در کارکنان و به دنبال آن افزایش فعالیت و بهره وری در آنها می گردد.
۳-۷ – توجه به کارکنان
تجربه نشان داده است که یک سازمان فقط با اتکا به کارکنان خود می تواند موفق باشد. از این رو سازمان های نیک اندیش همواره بر بهبود مستمر کیفیت کاری کارکنان خود توجه خاصی می کنند و این الگوی رفتاری در مدیران سازمان ها، کاهش ضایعات و بهبود کیفیت خدمات را به همراه دارد که نتیجه نهایی آن نیز افزایش بهره وری است.
دادن مشاغل جدید یا بهتر به افراد نشان دهنده آن است که مدیر برای موفقیت های آنان ارزش قائل است. این کار مدیر آنها را به کسب موفقیت های بیشتر تشویق می کند.
یکی از روش های ساده و اثربخش برای ارتقای کارکنان با توجه به دو سوال مهم زیر اعمال می شود: اول آنکه آیا آنها توانایی لازم برای انجام کار را دارند؟ دوم اینکه آیا آنها انگیزه لازم برای انجام کار را دارند؟ تنها کارمندی که هم از انگیزه و هم از توانایی لازم برخوردار باشد می تواند بهره وری شرکت را افزایش دهد.
ولی اگر فردی بدون استحقاق لازم ارتقاء یافته باشد علاوه بر اینکه باعث رنجش خاطر و نارضایتی سایر کارکنان شایسته تر می شود، خود نیز احساس ناامنی کرده و دائما در دلهره به سر خواهد برد که همه این موارد باعث فعالیت کمتر و کاهش بهره وری خواهد شد.
توجه به کارکنان به عنوان انسان و ابراز علاقه نسبت به رفاه، سلامتی، امیال و آرزوهای آنان، موجب عملکرد بهتر آنها شده و سبب می شود که بهره وری افزایش یابد.
۴-۷ – استفاده بهینه از استعدادها
تشخیص و استفاده از استعدادهای فردی افراد یکی از سازنده ترین و ارضا کننده ترین کارهای یک مدیر است که می تواند به شکل ابزاری قوی در راه افزایش بهره وری به کار گرفته شود، در سازمان ها به ویژه سازمان های بزرگ، اغلب اوقات استعدادهای فردی به طور کامل مورد بهره برداری کامل قرار نمی گیرند و گاهی اوقات کاملا ناشناخته باقی می مانند.
یعنی استعدادهای بالقوه در راستای افزایش بهره وری به کار گرفته نمی شوند که خود یک نوع فرصت از دست رفته افزایش بهره وری محسوب می شود.
بنابراین، لازم است مدیران سعی کنند توانمندی هایی را که به طور کامل مورداستفاده قرار نگرفته اند کشف و راههای بهتری برای استفاده بیشتر از آنها در راستای افزایش بهره وری پیدا کند
۵-۷ – ایجاد انگیزه در کارکنان
مسلما پول تنها عامل انگیزش افراد نیست. اما اگر حقوق افراد خیلی نازل باشد باعث از بین رفتن انگیزه آنها می شود. در نتیجه پاداش مالی همچنان به صورت یک انگیزش قوی برای آنها باقی می ماند.
از این رو، باید سعی نمود از پاداش های تشویقی به عنوان راهی برای سهیم ک ردن کارکنان در موفقیت های سازمان و بهره وری حاصل از آن استفاده کرد نه به عنوان عامل ایجاد انگیزه. به عبارتی برای کارکنان تفهیم شود در بهره وری کاری که انجام می دهند سهیم اند.
بزرگترین ایجاد عامل انگیزه در افراد این است که به آنها نشان داده شود به نحوی در مالکیت سازمان شریک هستند و این همان سهیم کردن کارکنان در بهره وری حاصل از کارشان است که به نوبه خود موجب افزایش بهره وری می گردد.
از طرفی پاداش های پرداختی باسهیم کردن کارگران در بهره وری کارشان باید عادلانه باشد، در غیر این صورت ممکن است نتیجه عکس بدهد. به عبارتی ساده باید گفت ثمرات و مزایای حاصل از بهره وری باید به طور عادلانه بین مدیریت و کارگران تقسیم شود. بهره وری بسیار بالای افراد بیش از پرداختهای اضافی به آنها ارزش دارد.
ولی همه افراد پاداش عادلانه را دوست دارند. افراد مایلند پاداشی که در یافت می کنند متناسب با تلاش آنها باشد. در این صورت آنها تعهد بیشتری نسبت به شیوه های جدید کار از خود نشان خواهند داد. در غیر این صورت، آنها در مقابل پرداختهای ناعادلانه و افکار شما مقاومت نشان خواهند داد و ممکن است این مقاومت به صورت منفعل بوده و موجب کاهش بهره وری گردد. اگر به افراد احتیاج داشته باشید ولی نمی توانید آنها را پیدا کنید، اگر آنها در جلسات حضور پیدا نمی کنند و در صورت حاضر بودن در بحثها مشارکت نمی کنند، اگر از انتقال اطلاعات خودداری می کنند، اگر پیغام ها را به تأخیر می اندازند یا آنها را بلوکه می کنند، با چنانچه به ظاهر از ایده های شما حمایت می کنند ولی در عمل جلو آن را می گیرند، در آن صورت باید نسبت به وجود مقاومت منفعل ظنین باشید.
با هدف ایجاد انگیزه در کارکنان و رضایتمندی بیشتر آنها از کارشان، عملکردشان را ارزیابی کنید. بنابراین، به قدردانی از موفقیت های افراد و مهارت های منحصر به فرد آنان اهمیت بدهید و آنها را در خصوص شیوه های بهبود عملک ردشان در راستای افزایش بهره وری راهنمایی کنید. به جای انتقاد بیش از حد و مقصر قلمداد کردن افراد، سعی کنید به آنها پیشنهادهای سازنده بدهید زیرا در این صورت درجه پذیرش آنها بالا رفته و موجب افزایش فعالیت در نتیجه افزایش بهره وری می گردد.
۶-۷ – توجه به تغییرات
تغییر برای سازمان ها راهی برای افزایش بهره وری و حفظ توان رقابتی آنهاست. بنابراین، می توان گفت جهت رشد سازمان ها، تغییر امری اجتناب ناپذیر است و افراد سازمانی باید با روند تغییرات سازگاری داشته باشند. این سازگاری می تواند از طریق فراگیری مهارتهای جدید حاصل شود.
در بسیاری از موارد ممکن است یادگیری تغییر، خود یک تغییر عمده محسوب شود، در این صورت یکی از بهترین روشهای ایجاد شیوه کار و تفکر جدید و سازگار، تشکیل یک «سازمان یادگیرنده» است. سازمان یادگیرنده، سازمانی است که در آن شیوه تفکر تغییر گرا برای همه افراد به یک عادت تبدیل می شود.
به همین علت تغییر همواره در حال رخ دادن است و کلیه فرآیندها و سیستم ها به طور طبیعی در معرض بازنگری مستمر قرار می گیرند. این نوع رویکرد. توسعه سازمان را تسهیل می کند و این اطمینان را به وجود می آورد که در مواقع اضطراری، سازمان آمادگی کامل برای مدیریت بحران را دارد.
اما برای اثربخشتر شدن تغییرات عمده، لازم است این نوع تغییرات به همه افراد و همه موارد تسری داده شوند. امروزه تغییر مهمترین عامل مؤثر در مدیریت موفق است سازمان شهرداری و افراد شاغل در آن باید نگرش مثبتی نسبت به مسئله تغییر داشته باشند، تا از این طریق توان رقابتی خود در بازارهای تهاجمی امروزی را حفظ کنند بی توجهی به یک روند در حال تغییر ممکن است بسیار پر هزینه باشد، تغییر برای سازمان ها راهی برای رشد افزایش بهره وری و حفظ توان رقابتی است. در مورد افراد فرصت های به وجود آمده در اثر تغییر، موجب غنی سازی زندگی شغلی و خصوصی آنها می شود
۷-۷ – مدیریت مشارکتی
مدیریت مشارکتی یعنی مشارکت دادن کارکنان در امور شهرداری. وقتی که شهرداری با مدیریت مشارکتی از روشهائی مثل کنترل کیفیت جهت دخالت دادن کارکنان در حل مسائل استفاده کند بقینا مشارکت کارکنان عمیقتر می گردد. زمانی که فرصتهایی در اختیار کارکنان قرار داده شود تا توانائیهای خود را آزمایش کنند، سطح رضایت آنها ارتقاء پیدا کرده و بر میزان اثربخشی شهرداری و خدمات شهری می افزاید.
۸- نتیجه
Investigating Solutions for Increasing Productivity in Urban
Services and Municipalities Masoud Araei ‘Moderator of Department of Applied Management, University of Ahwaz, Ahwaz, Iran Abstract One of the key issues in urban management and municipalities is the foundations of productivity in urban services. The topic that has been discussed in the industry sector is not considered in the service sector, especially in municipalities. This topic has been considered by the Ministry of the Interior and one of the study projects of the Center for Urban Planning Studies of the Ministry of the Interior in 2001 was devoted to developing ways to improve urban productivity. In this design, after defining productivity indicators, productivity enhancing practices have also been discussed that can be used to determine future policies and decisions in different urban areas. The municipality as a service institution and in fact one of the front-line organizations of the citizen’s services is expected to increase its productivity by providing services to citizens in different sectors, especially urban services. key words Productivity, Municipalities, Urban Services, Solutions.
|
از مطالب فوق می توان نتیجه گرفت شهرداری، دارای نیروهای متخصص و کارشناس در کل شهرداری ها می باشد که می توان با شناسایی نیروهای متخصص و قرار دادن هر کارشناس در چارت سازمانی مورد نیاز، در جهت افزایش راندمان و کارایی فعالیت های پرسنلی گام مؤثری برداشت بی شک کارها با یک تفکر کارشناسی انجام خواهد شد و احتمال خطا نیز کمتر می شود و ارائه راه کار توسط نیروی متخصص بهتر و نیز انگیزه نیروی متخصص و علاقه به کار کردن در فرد افزایش یافته و در پایان یک سیستم منظم با برنامه ریزی راهبردی را در پی خواهد داشت، یک پیشنهاد سازنده جهت موفقیت مدیران، انجام تلاشی سازمان یافته با هدف بررسی و تحلیل تمام فعالیت های یک واحد برای تعیین اولویت ها و هزینه کردن پول و منابع برای کارهای دارای ارزش بیشتر و هزینه کمتر و تخصیص منابع در قالب “مهندسی ارزش” است هدف مهندسی ارزش، زمان کمتر برای رسیدن به مرحله بهره برداری بدون افزودن بر هزینه ها با کاستن از کیفیت کار است که توجه بیشتر مسئولین را به موارد عنوان شده در جهت بهره وری در شهرداری را می طلبد.
مراجع
[۱] آرائی، مسعود، مدیریت کسب و کار و بهره وری، انتشارات پژوهندگان راه دانش
[۲] احدینیا، ناصر الدین، راهکارهای افزایش بهره وری، روزنامه دنیای اقتصاد، شماره ۲۷۸۵ مورخ۲۳/۸/۹۱
(۳) سعیدی کیا، مهدی، طبیب زاده، فیروزه، مدیریت کسب و کار و بهره وری، انتشارات آهار
[۴] صالحی، سید رسول، حسین پور، محمد برکت، غلامحسین عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری نیروی انسانی در شهرداری اهواز، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیفات ، خوزستان دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، خوزستان، فصلنامه مطالعات مدیریت شهری، سال چهارم، شماره ۱۲، زمستان۱۳۹۱
[۵] نوذرپور، علی، شهرداری ها و بهره وری خدمات شهری، سایت شهرداری منطقه ۷ مشهد مقدس
[۶] تدوین دستورالعمل ارتقاء سطح بهره وری در شهرداری زاهدان، واحد پژوهش و تحقیقات شهرداری زاهدان
Investigating Solutions for Increasing Productivity in Urban
Services and Municipalities
Masoud Araei ‘Moderator of Department of Applied Management, University of Ahwaz, Ahwaz, Iran
Abstract
One of the key issues in urban management and municipalities is the foundations of productivity in urban services. The topic that has been discussed in the industry sector is not considered in the service sector, especially in municipalities. This topic has been considered by the Ministry of the Interior and one of the study projects of the Center for Urban Planning Studies of the Ministry of the Interior in 2001 was devoted to developing ways to improve urban productivity. In this design, after defining productivity indicators, productivity enhancing practices have also been discussed that can be used to determine future policies and decisions in different urban areas. The municipality as a service institution and in fact one of the front-line organizations of the citizen’s services is expected to increase its productivity by providing services to citizens in different sectors, especially urban services.
key words Productivity, Municipalities, Urban Services, Solutions.